Como se comportar no trabalho

Dicas de boas maneiras no ambiente profissional: Alguns itens importantes que devemos observar para praticarmos boas maneiras no trabalho, mas que podem ser usadas também no convívio social:

   Com o cuidado pessoal – o cuidado com a impressão causada pela apresentação pessoal é fundamental no convívio profissional e social, tanto para os homens quanto para as mulheres. Trajes sóbrios e adequados refletem: equilíbrio, simplicidade, bom gosto e maturidade. As roupas devem ser adequadas ao tipo físico. O todo profissional deve vestir-se apropriadamente, de acordo com a hora, o local e circunstância. Não esquecendo que os cabelos e as unhas fazem parte do conjunto da sua apresentação.

      Maquiagem – transforma uma mulher em questão de minutos. Tenha o cuidado de não cometer exageros, A lição número um é: “menos é mais”. Seja sempre discreta e natural, principalmente no ambiente de trabalho.

      

   Nas apresentações – Esta é a primeira etapa dos relacionamentos sociais. Apresenta-se a pessoa menos importante para a mais importante, em escala hierárquica. Devendo pronunciar com clareza o nome do apresentado, fazendo uma breve referência para que se dê início à conversação. Devendo partir dos apresentados a forma de cumprimento.

      Ao receber um visitante – O secretário deverá conduzi-lo até a sala do executivo, indo à frente, abrindo a porta para que ele entre e, anunciando-o.

      Na conversação – Cuide com seu tom de voz e gestos, não fale alto demais, nem fale sem parar. Tome cuidado para não interromper seu interlocutor para contradizê-lo ou mudar de assunto. Não se esqueça de fugir das gírias, expressões estrangeiras, jargões técnicos, sem falar em palavrões e 
      piadas longas e de mau gosto.

      Ao usar o celular – Faça de forma discreta. Desligue-o ou deixe-o no modo silencioso quando estiver fazendo uma visita, participando de almoço ou jantar, reuniões, congressos, palestras, no cinema, teatro, etc. Não há nada mais deselegante do que ouvi-lo tocar em momentos inoportunos.

     
Quanto ao comportamento – ao perceber rivalidade ou oposição, a cortesia e as boas maneiras abrandam qualquer momento de antagonismo.

Quanto à postura corporal – cuide para estar sempre com as costas 
retas e o queixo erguido, sem mostrar-se arrogante ou presunçoso. 
Ao sentar mantenha as pernas paralelas ou cruzadas. 
Ao falar com alguém fixe os olhos nos olhos, sinalizando simpatia. 
Deixando sempre uma distância de 50 cm do seu interlocutor.

Na pontualidade – quando se trata de pontualidade desculpas como:
“foi o transito”, “o pneu furou”, o computador deu problema já não funcionam.
 Respeitar o tempo alheio é regra primordial na etiqueta.

                                                                                     (Texto Bernadéte Schatz Costa)

Dia dos Secretários - Parabéns!

Acompanhando a velocidade das mudanças

Atualmente as mudanças acontecem com uma velocidade surpreendente e, neste contexto todas as áreas profissionais enfrentam desafios significativos.

Como não poderia deixar de ser, o secretário, cujo dia é comemorado hoje, 30 de setembro, tem observado e sentido estas mudanças, principalmente no que tange a participação cada vez mais ativa no dia-a-dia da empresa e dos negócios. Por isso, é necessário ficar a par das modernas técnicas da administração, se atualizar, adequar e conectar-se às novas tecnologias que surgem quase que diariamente; conhecer as tendências de mercado, da sociedade informatizada e como essas tendências poderão desenvolver a empresa onde trabalha.

Hoje, o mercado exige muito mais do que um profissional acomodado, que por achar o emprego estável não busca desenvolvimento pessoal, informação e formação profissional, deixando sempre para depois o investimento em conhecimento. O resultado da procrastinação é inevitavelmente a demissão.

A tendência atual é de um profissional globalizado, ágil, organizado, objetivo, bem equilibrado, comunicativo, multiplicador, com capacidade de adaptar-se e, principalmente ser agente destas transformações, acentuando assim, o diferencial humano esperado.

Como vimos, também somos os atores das mudanças, e imprimimos velocidade ao mercado. Desta forma, é importante ter uma visão global da empresa, solucionar problemas, usar de “pró-atividade”, não só para atender o executivo, mas principalmente a empresa como um todo. Este novo perfil de secretário torna-se fundamental.

É imperativo mudar o modo desatento de lidar com a profissão. Nas empresas modernas, os setores de recrutamento e seleção estão cada vez mais voltados para a contratação de pessoas responsáveis, eficazes e, em busca de aperfeiçoamento. As organizações oferecem excelentes oportunidades de crescimento para quem tem talento e boa vontade, mas exigem dedicação, formação contínua e profissionalismo.

Portanto, as tendências atuais requerem capacidades específicas do secretário que são: liderança; organização; boa comunicação; aprendizado contínuo.

No livro, “As regras do trabalho”, Richard Templar orienta: “você não pode dar-se ao luxo de ficar parado, de descansar depois dos louros da vitória, de se reclinar na cadeira e colocar os pés pro alto, enfim de se acomodar e enquanto você fica de papo pro ar alguém está correndo e lhe passando à frente”.

Seja tão veloz quanto às mudanças.  Então mãos à obra: atualize-se!

Texto Bernadéte Schatz Costa

Setembro mês dos Secretários

Novos tempos para o profissional de secretariado: Como transformar-se em multiprofissional.

Vivemos novos tempos. A chegada dessa nova era traz facilidades para a aquisição de conhecimentos através de avançadas tecnologias. As atuais disponibilidades auxiliam as pessoas que fazem do diferencial competitivo sua bandeira. Esses serão os profissionais que vencerão as exigências do mercado de trabalho.

Ter uma profissão é ter conhecimentos específicos. É saber realizar tarefas e serviços que a sociedade e as empresas necessitam e valorizam. Uma das profissões da atualidade que exige perfil e especificidades é a de secretaria/secretário.

No Egito dos faraós, com seus templos e pirâmides, os escribas já exerciam a arte de secretariar. A palavra secretário tem origem do latim e deriva dos seguintes termos: Secretarium – lugar retirado; Secretum - retiro; Secreta - particular segredo. Com o passar do tempo, ocorreram mudanças não só no significado e na grafia dos termos, como também, na característica do profissional e das responsabilidades e funções que ele exerce.

Com a revolução industrial e, após as duas guerras mundiais, por falta de mão de obra masculina, observa-se, na Europa e nos Estados Unidos, o surgimento da figura feminina bastante atuante nessa área. No Brasil, a mulher surge como secretária na década de 50, quando aconteceu a implantação de cursos voltados para a área como, por exemplo, datilografia e técnico em secretariado. Entretanto, somente a partir da década de 80 a categoria, com imenso esforço, conseguiu a regulamentação da profissão, através da assinatura da Lei nº 7.377 de 30/09/1985.

Após essa importante conquista o secretariado se fortaleceu. Vai longe a época que a secretária era considerada uma auxiliar administrativa. Assim, os secretários, sejam eles, homens ou mulheres, vivem novos tempos e assumem uma postura multiprofissional. Esse novo conceito é afirmado pelo próprio profissional, que se transformou, capacitou e adquiriu conhecimentos essenciais para seu desenvolvimento e, o da instituição em que trabalha.

A cada dia, temos constatado a importância a eficácia da atuação do profissional de secretariado. Seja em grandes ou em pequenas empresas, seu perfil dinâmico e colaborativo movimenta toda a engrenagem das organizações.

Na atualidade a profissão é muito requisitada e respeitada, essa valorização foi conquistada pelo próprio profissional, que se fez presente, ao mostrar-se interessado, capaz e habilitado para o desempenho da função.

Ao buscar novos aprendizados, o secretário se transforma em multiprofissional. Sua postura pró-ativa lhe dá condições de avaliar amplamente o contexto e dessa forma, aplica com segurança técnicas de controle, liderança, planejamento e organização. Assim, com reflexão e crítica propõe soluções para que a empresa alcance a excelência.

Hoje uma das datas profissionais mais populares é o dia 30 de setembro, quando comemoramos o "Dia da Secretária". Parabéns a todos os profissionais que se dedicam com primor e competência em suas tarefas e afazeres. Mas, acima de tudo, parabéns àqueles que acompanham as tendências dessa nova era, buscando com constância novos conhecimentos e aprendizados.

Artigo de Bernadéte Schatz Costa - Publicado no Jornal Notícias do Dia, em 30 de setembro de 2011.

O secretário contemporâneo

O secretário contemporâneo está se tornando cada vez mais, um profissional, pensante, capaz de agir ativamente e, não um mero cumpridor de ordens. Mas, como as empresas veem este novo profissional?

O mercado hoje vê o profissional de secretariado como agente de conexão, um assessor, atuando como ponte entre clientes internos e externos, parceiros e fornecedores, gerenciando informações, administrando processos de trabalho, delegando tarefas, preparando e organizando o meio de campo, para que soluções e decisões sejam tomadas com qualidade.

As tendências atuais requerem um perfil empreendedor, pessoas atualizadas, polivalentes, facilitadoras e que busquem resultados.

O secretário é visto sobre um novo prisma, conseguindo compreender o andamento de todos os projetos com os quais a organização esteja comprometida. Não podendo mais se limitar a cursos de informática ou palestras de motivação; precisa reunir conhecimento por meio da educação continuada, como pós-graduação e alternativas de especialização.

Este profissional forma com seu executivo um time, mesclando competências com habilidades. Une suas polivalências no fazer e assessorar.

Sua atuação é observada na sua rede de relações interpessoais, na discrição e sigilo, na dedicação para com o líder, na sua apresentação pessoal. E principalmente na busca pela constante atualização.

Como trabalha o tempo integral com pessoas (colegas, clientes, visitantes), o assessor precisa ter paciência e tolerância. Todos os dias inúmeros desafios se interpõem a carreira. Todavia, para que o desempenho da função esteja dentro dos padrões exigidos pelo mercado, alguns requisitos são de extrema relevância:

   - Vocação para a profissão;
- Pró-atividade;
- Conhecimento da empresa;
- Cortesia e gentileza;
- Liderança;
- Perspicácia para contornar situações difíceis;
- Objetividade,
- Criatividade;
- Motivação;
- Autoconhecimento;
- Boa aparência;
- Bom relacionamento;
- Capacidade de empatia;
- Facilidade de comunicação;
- Bom senso;
- Eficiência/eficácia;
- Controle de qualidade do seu trabalho.

Colocar amor no que se faz principalmente no trabalho, trará grandes realizações e a certeza de eficácia nos resultados.